Praxis: Richtig telefonieren – Zeit sparen
Theres Schichta | 2. Juni 2007
Praxishinweise “Telefon”
Das Telefon ist für Steuerberater das Kommunikations-Medium Nr. 1. Hier besteht die Möglichkeit, schnell und unkompliziert den persönlichen Kontakt zum Mandanten aufzunehmen. Neben dieser Chance stellt das Telefon aber auch eine große Gefahr dar, zum Zeitdieb Nr. 1 in der Steuerberater-Praxis zu werden.
Prüfen Sie, ob Sie diese fünf Orgatipps zum Telefon schon umsetzen.
1. Auch wenn das Telefon die Chance für den persönlichen Mandanten-Kontakt bietet, müssen Sie nicht rund um die Uhr erreichbar sein. Reservieren Sie sich Zeiten, in denen Sie ungestört an wichtigen Aufgaben arbeiten können, eine sogenannte „stille Stunde“. Leiten Sie in diesen Fällen das Telefon auf einen Mitarbeiter um oder schalten Sie den Anrufbeantworter an. Ohne Unterbrechung an einem Stück arbeiten zu können, bringt Sie inhaltlich schneller voran, vermeidet Fehler, und Sie können dann später vorbereitet den Mandanten zurückrufen.
2. Falls Sie Rechtshänder sind, sollte das Telefon links auf Ihrem Schreibtisch stehen. Sie können so den Hörer mit der linken Hand greifen, während Sie sich mit Rechts Notizen machen oder über die PC-Tastatur Daten aufrufen. Schon wenn Sie mehr als zwei bis drei Telefonate pro Tag führen, ist dieser Tipp sinnvoll für Sie. Sie brauchen den Hörer nicht ständig von einer Seite zur nächsten zu wechseln oder zwischen Ohr und Schulter einzuklemmen. Das führt schon nach wenigen Minuten zu einer Verspannung in der Schultermuskulatur und zu schnellerer Ermüdung. Das Telefon steht so weit hinten auf dem Schreibtisch, dass Sie es mit dem ausgestreckten Arm bequem erreichen.
3. Ab drei Stunden Telefonzeit pro Tag ist ein Headset zu empfehlen. Die gibt es kabellos in guter Qualität und ermöglichen das bequeme Arbeiten mit beiden Händen, während Sie das Telefonat führen.
4. Ihre wichtigsten Mandanten sollten mit Kurzwahl abgespeichert werden, so können Sie schneller zurückrufen, ohne die Nummer erst umständlich heraussuchen zu müssen.
5. Stellen Sie auf dem Display Ihres Telefons die laufende Anzeige für die Dauer des Telefonates ein. Das Telefon ist zwar ein gutes Hilfsmittel für den persönlichen Kontakt zum Klienten, trotzdem sollte die Länge von Telefonaten nicht ausufern. Schon während Sie telefonieren, können Sie sich fragen, ob die aufgewendete Zeit gut investierte Zeit ist.