Kommunikationskonzept zur Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
Hans-Ulrich Dietz | 17. August 2010
Kommunikationskonzept zur Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
Mit einem Informationsschreiben an die Spitzenverbände der Industrie, Arbeitgeberverbände, Banken, des Handels, Handwerks sowie des Versicherungswesens vom 4. August 2010 informiert das Bundesministerium der Finanzen über die wesentlichen Veränderungen, die mit der Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte und der Abschaffung der bisherigen Lohnsteuerkarte verbunden sind.
Die Lohnsteuerkarte 2010 behält für den Übergangszeitraum ab dem Jahr 2011 bis zur erstmaligen Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ihre Gültigkeit. Der Arbeitgeber hat die Lohnsteuerkarte 2010 aufzubewahren und die darauf enthaltenen Eintragungen (z. B. Freibeträge) unabhängig vom Gültigkeitsbeginn einmalig auch für den Lohnsteuerabzug im Jahr 2011 zugrunde zu legen.
Beispiel:
Jahresfreibetrag 2010: 12.000 €, gültig ab 01.07.2010 = 2.000 € Monatsfreibetrag
Jahresfreibetrag 2011: 12.000 €, gültig ab 01.01.2011 = 1.000 € Monatsfreibetrag
Im Falle der Beendigung des Arbeitsverhältnisses im Jahr 2011 ist die Lohnsteuerkarte dem Arbeitnehmer wieder auszuhändigen. Erst nach Einführung des elektronischen Verfahrens darf die Lohnsteuerkarte vernichtet werden.
Wird im Jahr 2011 erstmalig eine Lohnsteuerkarte benötigt, stellt das zuständige Finanzamt auf Antrag eine Ersatzbescheinigung aus. Ausgenommen hiervon sind ledige Arbeitnehmer, die ab dem Jahr 2011 ein Ausbildungsverhältnis als erstes Dienstverhältnis beginnen. Hier kann der Arbeitgeber die Steuerklasse I unterstellen, wenn der Arbeitnehmer seine steuerliche Identifikationsnummer (IdNr), sein Geburtsdatum sowie die Religionszugehörigkeit mitteilt und gleichzeitig schriftlich bestätigt, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Der Arbeitgeber hat die Erklärung des Arbeitnehmers bis zum Ablauf des Kalenderjahres als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren.
Übermittelt der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung nicht elektronisch an die Finanzverwaltung und erteilt er die Lohnsteuerbescheinigung auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte 2010, gelten Besonderheiten (weitere Informationen unter www.elster.de).
Die Lohnsteuerkarte soll ab dem Jahr 2012 durch ein elektronisches Verfahren ersetzt werden. Ab dem Jahr 2011 wechselt die Zuständigkeit für die Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (z. B. Steuerklassenwechsel, Eintragung von Kinderfreibeträgen und anderen Freibeträgen) von den Meldebehörden auf die Finanzämter. Die Finanzämter werden bereits im Jahr 2010 zuständig, falls die Änderungen den Lohnsteuerabzug 2011 betreffen.
Die Angaben auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte (Steuerklasse, Anzahl der Kinderfreibeträge, sonstige Freibeträge und Religionszugehörigkeit) werden in einer Datenbank der Finanzverwaltung zum elektronischen Abruf für die Arbeitgeber bereitgestellt und künftig als Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) bezeichnet.
Für den Arbeitgeber werden die ELStAM seiner Arbeitnehmer erst nach einer Registrierung im ElsterOnline-Portal unter http://www.elsteronline.de zur Anfrage und zum Abruf bereit gestellt. In der Regel besteht eine solche Registrierung schon, da dieser Weg für die Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen bereits gesetzlich vorgeschrieben ist.
Werden diese Tätigkeiten durch einen Vertreter der steuerberatenden Berufe oder einen Dienstleister übernommen, erfolgt der Abruf über dessen Registrierung. In diesen Fällen ist eine Registrierung des Arbeitgebers nicht erforderlich.
Für das neue Verfahren müssen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber nur noch das Geburtsdatum und die IdNr mitteilen sowie die Auskunft geben, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt.
Hat das Arbeitsverhältnis auch schon im Jahr 2010 oder 2011 bestanden, liegen dem Arbeitgeber die erforderlichen Informationen (Geburtsdatum und IdNr) zum Abruf der ELStAM bereits vor. Diese wurden auf der Lohnsteuerkarte des Jahres 2010 oder auf der Ersatzbescheinigung des Jahres 2011 aufgedruckt.
Die Kommunikation zwischen dem Arbeitgeber und der Finanzverwaltung wird entweder durch die Buchhaltungssoftware des Arbeitgebers oder über das ElsterOnline-Portal erfolgen. Ab Mitte des Jahres 2011 ist hierzu ein Pilotbetrieb mit ausgewählten Arbeitgebern geplant. Der Start für alle Arbeitgeber ist für das Jahr 2012 vorgesehen.
Änderungen der ELStAM des Arbeitnehmers werden dem Arbeitgeber in einer Änderungsliste elektronisch bereitgestellt und müssen von diesem monatlich abgerufen werden. Kommt der Arbeitgeber seiner Pflicht zum Abruf der Änderungsliste nicht nach, wird die Finanzverwaltung den Abruf anmahnen.
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitgeber verpflichtet, sich für den betreffenden Arbeitnehmer aus der ELStAM-Datenbank abzumelden.
Diese neuen Aufgaben können auch von einem Vertreter der steuerberatenden Berufe oder einem Dienstleister erfüllt werden.
Die Verwendung der ELStAM-Daten unterliegt strengen Zweckbindungsvorschriften. Die Übermittlung und Speicherung der Lohnsteuerdaten in der ELStAM-Datenbank erfolgt auf Grundlage von § 39e Einkommensteuergesetz sowie § 139b Abgabenordnung. Nur die aktuellen Arbeitgeber sind berechtigt, die ELStAM abzurufen. Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfällt diese Berechtigung.
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können durch einen Antrag bei ihrem zuständigen Finanzamt konkrete Arbeitgeber für den Abruf ihrer ELStAM benennen oder von der Abrufberechtigung ausschließen (Positivliste, Teilsperrung sowie vollständige Sperrung). Bekommt ein Arbeitgeber aufgrund einer Sperrung für seinen Arbeitnehmer keine ELStAM bereitgestellt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitslohn nach Steuerklasse VI zu besteuern.
Welche ELStAM zur Übermittlung gespeichert sind und welche Arbeitgeber sie in den letzten zwei Jahren abgerufen haben, können die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Elster- Online-Portal jederzeit einsehen.
Das elektronische Verfahren wird u. a. zu einer nachhaltigen Entlastung der Arbeitgeber führen. Die bisher jährlich zu erfolgende Aufzeichnung der Lohnsteuerabzugsmerkmale oder deren Abgleich mit den Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Vorjahres, die Verwaltung und Vernichtung der Lohnsteuerkarten sowie eine etwaige Erinnerung des Arbeitnehmers an die Abgabe der Lohnsteuerkarte entfallen zukünftig. Zudem behalten die ELStAM des Arbeitnehmers solange ihre Gültigkeit, bis deren Änderung dem Arbeitgeber durch die Änderungsliste angezeigt wird. Für den Arbeitgeber sind nur noch die abgerufenen und elektronisch gespeicherten Daten verbindlich.